toelichting

Overhead, algemeen
Leidraad voor de bedrijfsvoering is de nota “begrotingsbeheer en budgetbeheer”. Met het budgetbeheer zijn kaders bepaald voor de bedrijfsvoering. De verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering is hiermee vergaand neergelegd bij het ambtelijk management. Daarbij is al gedurende een reeks van jaren een leidend principe: Het gemeentebestuur bepaalt wat er gebeurt en de organisatie is verantwoordelijk voor de uitvoering, hoe het gebeurt.

Vorenstaande impliceert dat problemen in de bedrijfsvoering (die niet samenhangen met bestuurlijke initiatieven, c.q. vraagstellingen) worden opgelost op ambtelijk niveau door het treffen van maatregelen door het verantwoordelijk management. Financieel-beheersmatig heeft zich dit vertaald in taakstellende budgetten voor de bedrijfsvoering met als sluitstuk een systematiek van bedrijfsvoeringfondsen. Er zijn fondsen per afdeling met een overkoepelend fonds gemeentebrede bedrijfsvoering onder de hoede van de Directie. Als bovengrens voor de om-vang van dit geheel geldt een plafond van 5% van de bedrijfsvoeringbudgetten.

De waarde c.q. het bestaansrecht van de bedrijfsvoeringfondsen is als volgt samen te vatten:

• Logisch sluitstuk van een systematiek van taakstellende budgetten voor de bedrijfsvoering.
• Behulpzaam om problemen binnen de bedrijfsvoering op te lossen, inclusief concerndenken.
• Biedt flexibiliteit over de jaargrens heen (fasering/egalisatie)
• Biedt prikkel om binnen budgetten te blijven.

Deze verantwoordelijkheid is met een volume van € 110miljoen over een meerjarig tijdperk goeddeels uit te voeren. Het biedt ook de mogelijkheid om incidenteel tegenvallers op te van-gen of bedrijfsmatige noodzakelijke aanpassingen in te passen. Zo worden de investeringen in de ICT in 2018 voor een bedrag van € 2,8 miljoen binnen de bedrijfsvoering geaccommodeerd. Dit betekent wel dat in de jaren 2019 t/m 2022 jaarlijks € 0,7 miljoen van de apparaatskosten benodigd is om dit “terug te verdienen”. Ook wordt in 2020 een gezamenlijke extra capaciteits-vraag van beide gemeentebesturen Aalsmeer en Amstelveen binnen de bedrijfsvoering gedekt (“AA-posten”). Dit betreft een bedrag van afgerond € 0,5 miljoen.

Voor een beter inzicht van wat zich afspeelt binnen dit taakveld is de regel “0.4 Ondersteuning organisatie” uitgesplitst om te komen tot een nadere analyse. De administratief voorgeschreven verwerking vanuit BBV betekent dat de kolom lasten ook negatieve bedragen bevat voor de interne doorberekeningen naar de overige programma’s.

Totaalresultaat
Inclusief verrekeningen van plussen en minnen met de bedrijfsvoeringfondsen is op dit programma sprake van een nadelig resultaat ten laste van het rekeningsaldo van € 0,4 miljoen. Dit betreft met name € 0,5 miljoen hogere dotatie aan de bedrijfsvoering in relatie tot coronakosten (€ 1,6 miljoen TOZO-uitvoeringskosten in plaats van € 1,1 miljoen Lokaal Coronafonds). De verwerking van de coronakosten en de dekking daarvan worden in het vervolg van deze toelichting uitvoeriger behandeld. Daarnaast is sprake van een incidenteel voordeel van € 0,1 miljoen door de vrijvallende opbrengst van de verkoop van verkochte voertuigen. De vervanging van voertuigen is structureel gedekt in de begroting, verkoopopbrengsten op oude voertuigen komen ten gunste van het rekeningresultaat. Voor het overige worden de resultaten binnen de bedrijfsvoering verrekend met specifieke reserves en het bedrijfsvoeringfonds.

Apparaatskosten

• De werkelijke totale apparaatskosten van de organisatie AA bedragen afgerond € 110 miljoen. Dit betreft € 85 miljoen personeelslasten, inclusief inhuur en € 25 miljoen overige budgetten. Dit is inclusief incidentele bedragen voor ICT, Digitale Transformatie (besluit-vorming CUP 18-22 en Perspectiefnota 2021), alsmede corona-effecten in de bedrijfsvoering.
• Van de totale apparaatskosten wordt € 29 miljoen gedekt door inkomsten. Dit betreft door-berekeningen aan Aalsmeer (dienstverleningsbijdrage), de GR Belastingen en projecten/grondexploitaties, alsmede inkomsten uit detacheringen en UWV-bijdragen.
• Verder wordt de directe ambtelijke capaciteitsinzet verantwoord op de verschillende pro-gramma’s/taakvelden (€ 47 miljoen; “interne doorberekeningen”).
• Daarmee bedraagt het aandeel overhead ten laste van Amstelveen afgerond € 34 miljoen (“totaal van baten en lasten, saldo”; € 110 miljoen -/- € 29 miljoen -/- € 47 miljoen).

De paragraaf bedrijfsvoering, elders in deze jaarstukken, bevat een uitvoeriger inhoudelijke toe-lichting op de ontwikkeling van de organisatie.

Belangrijkste afwijkingen (zie kolom saldo 2020)
Onderstaand overzicht zet de belangrijkste afwijkingen op een rij (bedrag x € 1 miljoen). Na het overzicht volgt een postgewijze toelichting.

a) Personeelslasten, incl. inhuur en samenhangende inkomsten
Deze categorie is met € 85 miljoen het grootste volume binnen het programma overhead. Na eliminatie van € 0,8 miljoen aan personele coronakosten, die separaat worden gedekt, is per saldo sprake van een onderuitputting van € 3,3 miljoen (3,9%).

Een belangrijk deel hiervan (€ 2,2 miljoen) betreft overlopende verplichtingen, vrijwel volledig incidentele middelen die zijn toegekend via besluitvorming Perspectiefnota’s / Begrotingsvoorstellen, maar die nog niet tot besteding zijn gekomen. Dit betreft een fasering van de budgetten met bijbehorende werkzaamheden naar 2021. De helft van dit bedrag betreft twee grote trajecten: De implementatie van de nieuwe Omgevingswet en de invoering van het nieuwe zaaksysteem in het sociaal domein. De andere helft betreft een groot aantal kleinere posten. De bijzondere corona-omstandigheden spelen hierin mee.

Het resterende resultaat (€ 1,1 miljoen) is een onderuitputting van 1,3% binnen de taakstellende formatiebudgettering. Hiervan betreft € 0,4 miljoen het opleidingsbudget en € 0,4 miljoen hogere inkomsten personeel door detachering, UWV bijdragen en werkzaamheden voor derden. Voor het overige is het resultaat het saldo van een veelheid aan plussen en minnen over de hele breedte van de organisatie. Onderdeel hiervan is ook een fiscaal nadeel van afgerond € 0,6 miljoen door de gewijzigde reiskostenregeling voor niet-locatie gebonden functies vanwege corona.

b) ICT
Bij de Perspectiefnota 2020 zijn bedragen beschikbaar gesteld voor het op orde brengen van de ICT-infrastructuur, alsmede voor een Digitale Transformatieslag. De coronacrisis heeft hierop grote impact gehad, met name door een versnelling van het onderdeel thuiswerken. Andere onderdelen zijn juist naar achteren geschoven. Voor een uitvoeriger inhoudelijke verantwoording wordt verwezen naar de paragraaf bedrijfsvoering.

Deze jaarrekening laat een onderuitputting van de budgetten zien van € 1,5 miljoen. Dit resultaat is als volgt samengesteld:

1. Reservering/Overheveling van totaal € 0,8 miljoen bestaande uit:
   1. Egalisatiereserve vervanging Hardware: € 0,4 miljoen
   2. Fasering inzet toegekende eenmalige middelen: € 0,4 miljoen
2. Eenmalige vrijval op overige budgetten: € 0,7 miljoen

Ad. 1.1: Egalisatiereserve Hardware
In 2020 is een egalisatiereserve ingericht om vervanging van hardware op te kunnen vangen. De inrichting van een egalisatiereserve is een advies, dat is opgevolgd uit de IT reviews. Op deze wijze is de toekomstige vervanging van de in omloop zijnde hardware, een belangrijk aspect in de achterliggende besluitvorming, gewaarborgd. De basis hiervoor is een actueel meerjarenvervangingsschema, waarop de via de Perspectiefnota 2020 toegekende structurele ICT budgetten voor dit onderdeel zijn gebaseerd.

Het voor de instelling van deze egalisatiereserve benodigde expliciete instellingsbesluit van de gemeenteraad is nog achterwege gebleven. Dit zal als separaat raadsbesluit bij de aanbieding van de jaarrekening zal worden voorgelegd (begrotingsrechtmatigheid). In afwachting daarvan is deze egalisatie in deze jaarrekening administratief bij de bedrijfsvoeringfondsen ondergebracht. Voor de vervanging van overige bedrijfsmiddelen (met name voertuigen) kent Amstelveen dezelfde systematiek met een egalisatiereserve. Het is wenselijk voor Hardware IT een eigenstandig vervangingsschema met eigen egalisatiereserve te hanteren.

Ad. 1.2: Fasering toegekende eenmalige middelen
De lagere kosten ICT betreffen voor € 0,4 miljoen een fasering in de inzet van toegekende eenmalige middelen voor de volgende zaken:

• Verbetermaatregelen, voortkomend uit de PEN test, gericht op het waarborgen van de veiligheid van de ICT omgeving (inclusief inrichten netwerksegmentatie) in het kader van de Office en Exchange migratie.
• Het treffen van verbetermaatregelen voor verhoging van de continuïteit en de documentatie van de ICT omgeving. Daarnaast het verbeteren van de mogelijkheden voor de gebruikers om via een webportal zelf meldingen en storingen te melden en te volgen.

Ad. 2: Incidentele vrijval op overige budgetten

De veelheid aan projectmatige activiteiten raakt ook de besteding van de structurele budgetten, c.q. de uitvoering van de reguliere begroting. Er vindt in de ICT markt een ontwikkeling plaats van jaarlijkse facturen voor software, licenties en onderhoud, naar facturatie en overeenkomsten over meerdere jaren. Deze ontwikkeling veroorzaakt incidentele fluctuaties, c.q. onderuitputting. Hoe de structurele budgetten er precies zullen moeten uitzien na het doorlopen van de huidige aanpassingsslag is nu nog niet exact aan te geven. Vooralsnog gaan wij er van uit, dat het totale volume toereikend en benodigd zal zijn in de nieuwe situatie, met op onderdelen daarbinnen her-allocaties. De grootste vrijval in 2020 betreft de budgetten voor softwarelicenties. Deze onderuitputting wordt–naast genoemde meerjarige facturering en contractering

Digitale transformatie
Voor de Digitale Transformatie wordt jaarlijks een uitvoeringsplan opgesteld. In 2019 waren de activiteiten gericht op het neerzetten van een goede organisatiestructuur in verbinding met de vakafdeling en zijn de projecten gericht geweest op het neerzetten van een stevige basis, waarbij ook de aanbevelingen uit de ICT reviews zijn meegenomen.

In 2020 is veel aandacht uitgegaan naar het herinrichten van processen en het digitaliseren van werkprocessen. Daar waar mogelijk is het digitale kanaal direct aangesloten op de vakapplicatie van het betreffende team. Vanwege de corona maatregelen is er tevens ondersteuning verleend om massaal thuiswerken mogelijk te maken, door het verstrekken van onder meer laptops, headset, smartphones en het creëren van digitale werkomgevingen. Tevens zijn er voorbereidende activiteiten uitgevoerd voor projecten in 2021: het jaar waarin we veel stappen gaan zetten om een papierloze organisatie te worden, zodat thuiswerken nog eenvoudiger wordt, en nog meer aandacht uit zal gaan naar de baten die behaald kunnen worden met de projectresultaten.

Het collegevoorstel bij deze jaarstukken bevat een beslispunt om het resterende budget van € 45.000 over te hevelen naar 2021 om dit proces komend jaar maximaal te ondersteunen.

c) Vrijval stelpost gemeentebrede bedrijfsvoering

Op het moment dat besluitvorming aan de orde is over groei of krimp van de organisatie wordt rekening gehouden met een opslag voor overhead (“integrale kostprijs”). Deze bedragen worden op een centrale plek in de begroting verwerkt. De directie weegt bewust organisatiebreed af waar de inzet van deze middelen nodig is. De extra middelen zijn deels ingezet voor versterking van ondersteunende functies en deels gealloceerd voor de nog openstaande aflossingsverplichting op het ICT krediet hardware 2018. Dit betreft een totaalkrediet van € 2,8 miljoen, af te lossen in de jaarschijven 2019 tot en met 2022 (4 jaarschijven à € 0,7 miljoen). Ten slotte dient deze stelpost vooralsnog ook als buffer met het oog op de met ingang van 2022 structureel ingeboekte taakstelling op de organisatie van € 1,5 miljoen (inverdieneffect ICT-investeringen).

d) Projecten

Evenals in 2019, was ook in 2020 sprake van een omvangrijke flexibele schil (inhuur) om de benodigde capaciteitsinzet op grondexploitaties/locatie-ontwikkelingen en bouwaanvragen te accommoderen. De kosten van de (dure) inhuur kon in deze omvang niet meer binnen de taakstellende tarieven voor de belasting van projecten vanuit de bedrijfsvoering worden opgevangen. Het tekort is deels gedempt door dekkingsvoordelen doordat de flexibele schil bij projecten ook een extra bijdrage levert aan de dekking van bestaande overheadkosten. Anders zou het tekort afgerond € 0,5 miljoen hoger zijn geweest. In de loop van 2020 is inmiddels een verschuiving doorgevoerd richting meer evenwicht tussen flexibele schil en vaste formatie.

e) Corona
In de tweede tijdvak is rekening gehouden met € 1,5 miljoen corona gerelateerde kosten in de bedrijfsvoering, waarvan het aandeel Amstelveen 75% bedraagt (€ 1,125 miljoen). De daadwerkelijke corona gerelateerde kosten in de bedrijfsvoering zijn € 2 miljoen, waarvan het aandeel Amstelveen 75% bedraagt (€ 1,5 miljoen). Daarnaast is in deze jaarrekening verwerkt de vergoeding voor uitvoeringskosten in het kader van de TOZO-regeling (€ 1,6 miljoen). De in de besluitvorming Tweede Tijdvakrapportage voorziene bijdrage uit het Lokaal coronafonds (€ 1,1 miljoen) is daarmee komen te vervallen. Deze ontwikkeling, c.q. verwerking is vooruitlopend op de jaarrekening reeds gemeld via collegebrief van 21 januari 2021 “stand van zaken Lokaal Coronafonds”.

Een deel van de coronakosten betreft alleen Amstelveen. Van de corona gerelateerde kosten over 2019 voor beide gemeenten heeft Aalsmeer 25% bijgedragen, zijnde € 385.000.

f) Overig
Bij de Tweede Tijdvakrapportage is op basis van de actuele levertijd op dat moment de verwachte levering van zes elektrische voertuigen verschoven van 2020 naar 2021. Uiteindelijk zijn deze voertuigen toch nog eind 2020 geleverd (week 50). Dit betekent een afwijking van afgerond € 0,2 miljoen. Dit is een incidenteel faseringsverschil, dat wordt verrekend via de reserve vervanging bedrijfsmiddelen.

g) Verrekening met reserves
Onderstaand overzicht geeft een specificatie van de reservemutaties op dit programma. Onder het overzicht volgt een toelichting.